Kalender

Dank verschiedener Möglichkeiten erleichtert der GroupWise Kalender Ihnen Ihre Termine besser zu planen und zu koordinieren. Sie können selbst eigene Termine, Jobs und Notizen eintragen und sich auch von anderen Kalender-Nutzern zusenden lassen.

Termine, Jobs und Notizen können als "Empfängerlos" bzw. "Persönlich" verwendet werden – um den eigenen Terminplan zu führen. In diesem Fall müssen die Termine nicht bestätigt werden. Für die empfängerlose Variante klicken Sie in der Symbolleiste nicht auf das Symbol für Termin/Job/Notiz, sondern auf das schwarze Dreieck rechts daneben und wählen "Persönlicher Termin" (bzw. Job/Notiz).

Kalender können an andere GroupWise-Anwender freigegeben und dann gemeinsam genutzt werden.

Über Vertretungsrechte können Sie anderen Anwendern ermöglichen, mit Ihren Terminen zu arbeiten und so z.B. die Terminkoordination für Sie zu übernehmen.

Über einen Vertretungskalender können Sie mit dem Kalender eines anderen Anwenders arbeiten (der Ihnen Vertretungsrechte eingeräumt hat), ohne mit der Vertretungsfunktion in das andere Postfach zu wechseln; d.h. der fremde Kalender wird in Ihr GroupWise-Postfach eingeblendet.

Über Mehrfachbenutzer-Kalender können Sie die Ansicht Ihres Kalenders mit der eines anderen Anwenders kombinieren (entsprechende Freigabe durch Vertretungsrechte vorausgesetzt).

Über die Terminzeitensuche können Sie Termine mit den Kalendern anderer Anwender abstimmen.

Über die Kalenderveröffentlichung können GroupWise-Kalender über HTTP veröffentlicht werden und als Webseiten angezeigt oder in andere Programme eingebunden werden (nur Lesezugriff).

Der Kalenderserver ermöglicht den Zugriff auf Kalender und Kontakte per CalDAV/CardDAV. Im Gegensatz zur Kalenderveröffentlichung handelt es sich nicht um eine Veröffentlichung, sondern um einen authentifizierten Zugriff (d.h. mit Anmeldung). Vom Hersteller wird diese Funktionalität speziell für Mac-Anwender bereitgestellt - andere Programme mit CalDAV/CardDAV-Unterstützung funktionieren möglicherweise auch.


Kalenderserver (CalDAV, CardDAV)

Seit GroupWise 2014 R2 gibt es einen neuen Kalenderserver. Vom Hersteller wird die Funktionalität offiziell für die Unterstützung von Mac-Systemen angeboten. Grundsätzlich sollten aber auch andere Programme, die CalDAV/CardDAV unterstützen, diesen Dienst nutzen können - evtl. mit Einschränkungen und ohne Support durch den Hersteller.

Mit dem Kalenderserver können Sie Ihre GroupWise-Kalender in andere kalenderfähige Programme (Apple Kalender, Thunderbird, KDE Kontact , etc.) synchronisieren; ausserdem können Sie damit Ihre GroupWise-Adressbücher synchronisieren.

Hinweis: Beachten Sie die Unterschiede zur Kalenderveröffentlichung:

  • Beim Kalenderserver geht es nicht um eine allgemeine Veröffentlichung; nur Sie können mit Ihrer Campus-Benutzerkennung auf Ihre Kalender zugreifen.
  • Im Gegensatz zur Kalenderveröffentlichung ist auch ein Schreibzugriff möglich.

Hinweis:

  • Die Auto-Discovery-Funktion für Mac-Geräte ist nicht eingerichtet!

Die Adresse des Kalenderservers lautet: "https://caldav.rz.hs-offenburg.de/"

Zugriff auf GroupWise-Kalender mit "Kalender" (Mac)

  • Starten Sie Kalender und wählen im Menü "Kalender" -> "Account hinzufügen".
  • -> "Anderer CalDAV-Account..."
  • Kalender-Account hinzufügen:

    • Accounttyp: manuell
    • Benutzername: Ihr Campus-Benutzername
    • Passwort: Ihr Campus-Benutzerkennwort
    • Serveradresse: "https://caldav.rz.hs-offenburg.de"

  • "Kalender" zeigt nun den/die Kalender Ihres GroupWise-Postfaches an

Zugriff auf GroupWise-Adressbücher mit  "Kontakte" (Mac)

  • Starten Sie Kontakte und wählen im Menü "Kontakte" -> "Account hinzufügen".
  • -> "Anderer Kontakte-Account..."
  • Kontakte-Account hinzufügen:

    • Accounttyp: manuell
    • Benutzername: Ihr Campus-Benutzername
    • Passwort: Ihr Campus-Benutzerkennwort
    • Serveradresse: "https://caldav.rz.hs-offenburg.de"

  • Sie können nun in den Adressierungsfeldern ("An:". "Kopie:") von "Mail" die Namen von Hochschulangehörigen verwenden. Sie über CardDAV im GroupWise-Adressbuch gefunden.
  • "Kontakte" zeigt ausserdem die Kontakte des Standard-Adressbuchs Ihres Konakte-Ordners aus GroupWise an. Eventuell vorhandene weitere Persönliche Adressbücher im Kontakte-Ordner werden wohl vom Mac nicht ausgewertet.

 

 

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Kalender- und Terminzeitenveröffentlichung

Der Kalenderveröffentlichungsdienst ermöglicht die Veröffentlichung von (Teil-)Kalendern aus Ihrem GroupWise-Postfach über das Internet.

Hinweis: Veröffentlichung ist hier wörtlich zu nehmen: veröffentlichte  Kalender sind wirklich öffentlich, d.h. jeder der den entsprechenden Link kennt, kann darauf zugreifen; es gibt keinen Zugriffsschutz durch ein Passwort. Für vertrauliche Daten ist diese Funktion also nicht geeignet!

Folgende Möglichkeiten bestehen mit dem veröffentlichten Kalender:

  • Anzeige als Webseite in einem Browser
  • Importieren in Programme mit Kalenderfunktion wie Thunderbird oder GroupWise
  • Einbinden in Programme mit Kalenderfunktion wie Thunderbird oder GroupWise; die Einbindung erfolgt mit Nur-Lese-Zugriff, d.h. es sind keine Veränderungen möglich

Unabhängig von der Kalenderveröffentlichung können Sie Ihre Terminzeiten veröffentlichen. Diese Veröffentlichung enthält keine konkreten Informationen über Ihre Termine sondern nur einen Zeitplan, welche Zeiten "belegt" und welche noch "frei" sind. Sie ermöglichen damit anderen Anwendern, auch ausserhalb des Systems der Hochschule, Termine einfacher mit Ihnen abzustimmen.

Veröffentlichung eines Kalenders mit dem GroupWise Client

 Wählen Sie im GroupWise Client den zu veröffentlichenden Kalender -> rechte Maustaste -> "Veröffentlichen...". Im dann angezeigten Dialogfenster können Sie angeben, ob der gesamte Kalender veröffentlicht werden soll, oder nur ein eingeschränkter Datumsbereich; ausserdem ob als privat gekennzeichnete Einträge ebenfalls veröffentlich werden sollen.

Unter "Veröffentlichungsort" ist die Internetadresse zu sehen, unter der der Kalender erreichbar ist.

Über den Button "Veröffentlichungsort senden..." können Sie eine Mail mit Links auf diesen Kalender versenden:

  • Link zum Abonnieren des Kalenders in ein Programm mit Kalenderfunktionalität
  • Link zum Importieren des Kalenders in ein Programm mit Kalenderfunktionalität
  • Link zum Anzeigen des Kalenders als Webseite

Den Button können Sie jederzeit wieder verwenden, auch wenn der Kalender bereits veröffentlicht ist, um bei Bedarf weitere Mails zu versenden. Natürlich können Sie auch die unter "Veröffentlichungsort" angezeigte URL anderweitig versenden.

Veröffentlichen ihrer Terminzeiten

Im GroupWise-Client: Werkzeuge -> Optionen -> Kalender -> Terminzeitensuche:

  • Aktivieren Sie hier "Meine Terminzeiteninformationen veröffentlichen"
  • Optional können Sie hier über "Veröffentlichungsort für Terminzeiten senden.." eine Mail mit der URL zu Ihren Terminzeiten versenden. Alternativ können Sie die angezeigte URL natürlich auch anderweitig versenden.

Verwenden von veröffentlichten Kalendern in Programmen mit Kalenderfunktionalität

Neben der trivialen Funktion der Anzeige des Kalenders als Webseite im Webbrowser kann ein veröffentlichter Kalender sowohl mit dem GroupWise Client als auch mit anderen Programmen mit Kalenderfunktionalität verwendet werden. Die genaue Funktionalität und die Vorgehensweise hängen von den jeweils verwendeten Programmen und auch vom Betriebssystem ab. In vielen Fällen genügt es, die in der versendeten Mail (siehe oben) enthaltenen Links anzuklicken und dann den Anweisungen des Programms zu folgen. (Wobei es von der Systemkonfiguration abhängen kann, welches Programm sich für den Link zuständig fühlt.)

Im folgenden Beispiele für die manuelle Einbindung von veröffentlichten Kalendern in kalenderfähige Programme. Bei den Beispielen wird davon ausgegangen, dass die Kalender aus GroupWise-Postfächern veröffentlicht werden - im Prinzip kann die eingebundene Kalender-URL aber auch aus einer anderen Quelle stammen.

Beispiel: Veröffentlichten Kalender in Thunderbird (mit "Lightning") manuell einbinden

  1. Versenden der Mail mit den Kalender-Links an den Empfänger mit Thunderbird
  2. Die URL des zweiten Links in der Mail ("Import" bzw. "Importieren", beginnt mit kalender.hs-offenburg.de/.. ) markieren und in die Zwischenablage kopieren
  3. In der Kalender-Ansicht von Thunderbird: rechte Maustaste auf einen vorhandenen Kalender (links unter "Kalender") -> "Neuer Kalender" -> "Im Netzwerk":

    • Format: iCalender
    • Adresse: die oben in die Zwischenablage kopierte URL einfügen
    • Name: beliebigen Namen vergeben


    Hinweise:

    • Beim manuellen Einfügen sollte die "Importieren"-URL, nicht die "Abonnieren"-URL verwendet werden. Der Kalender ist trotzdem in dem Sinne "abonniert", dass er in Thunderbird regelmässig aktualisiert wird.
    • Über rechte Maustaste -> "Eigenschaften" auf dem Kalender kann u.a. die Aktualisierungshäufigkeit angegeben werden
    • Über rechte Maustaste -> "Kalender abbestellen" kann der Kalender aus Thunderbird wieder entfernt werden.

 

Beispiel: Veröffentlichten Kalender in den GroupWise Client manuell einbinden

  1. Versenden der Mail mit den Kalender-Links an den Empfänger mit GroupWise
  2. Die URL des zweiten Links in der Mail ("Import" bzw. "Importieren", beginnt mit kalender.hs-offenburg.de/.. ) markieren und in die Zwischenablage kopieren.
  3. Rechte Maustaste auf "Kalender" links im GroupWise Client -> "Abonnieren":

    • Bei "Standort" die oben in die Zwischenablage kopierte URL einfügen
    • Bei "Ordnername" einen beliebigen Namen für den Kalender angeben

 Hinweise:

  • Beim manuellen Einfügen sollte die "Importieren"-URL, nicht die "Abonnieren"-URL verwendet werden. Der Kalender ist trotzdem in dem Sinne "abonniert", dass er im GroupWise Client regelmässig aktualisiert wird.
  • Über rechte Maustaste -> "Abonnieren..." auf dem Kalender kann u.a. die Aktualisierungshäufigkeit verändert werden
  • Über rechte Maustaste -> "Löschen" kann der abonnierte Kalender entfernt werden.

 

Beispiel: Zugriff auf Terminzeiteninformationen aus Thunderbird

  1. Versenden der Mail mit der Terminzeiten-URL an den Empfänger mit Thunderbird
  2. In Thunderbird wird das "Free/Busy"-Add-on benötigt
  3. Konfiguration in Thunderbird: Extras -> Free/Busy -> Settings: Geben Sie hier passende Regeln an. Für alle Mitarbeiter und Studenten, die ihre Terminzeiten freigegeben haben, würden z.B. diese Regel passen:

  4. Events und Tasks -> New Event -> Invite Attendees: Wenn in der Linken Spalte E-Mail-Adresse eingegeben werden, die den konfigurierten Regeln entsprechen, werden rechts die freien Zeitbereiche des Adressaten angezeigt (sofern dieser seine Terminzeiten freigegeben hat).

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Abonnieren eines, unter GroupWise veröffentlichen, Kalender unter Outlook

Wichtig Hinweis vorab
Das Abonnieren mit der URL, die mit webcal (webcal://kalender.hs-offenburg.de/gwcal/....) beginnt schlägt unter Outlook fehl.

Abonnieren
Abonnieren Sie den Kalender manuell (nicht per Doppelklick) mit Hilfe der URL, die mit https ( kalender.hs-offenburg.de/gwcal.. ) beginnt.

Vorgehensweise in Outlook:
- Registerkarte: > "Start"
- Wechseln Sie in die Kalenderverwaltung < "Kalender"
- Wählen Sie im Menüband "Kalender öffnen" > "Aus dem Internet"
- Fügen Sie mauell im Adressfeld des Speicherort den 2. Link aus der E-Mail zur Veröffentlichung Ihres Kalender ein kalender.hs-offenburg.de/gwcal....
- Klicken Sie "OK"
- Wenn Sie jetzt "Erweitert" wählen, können Sie Einstellungen für den Kalender ändern, z.B. den Kalendername.

Wenn Sie den Kalender so einbinden sind die Einträge dieses Kalender dynamisch.

Häufige Fehler

Beim Abonnieren unter Outlook wird die von Ihnen angegebene URL unter Windows in Ihrem Outlook Profil/Konto gespeichert.

Falls Sie eine "nicht funktionierende" URL, z.B. webcal://kalender.hs-offenburg.de/gwcal/....  eingeben, erhalten Sie eine Fehlermedung. Wenn Sie danach versuchen eine funktionierende URL (https://kalender.hs-offenburg.de/gwcal... ) einzugeben, erhalten Sie die selbe Fehlermeldung.

In diesem Fall müssen Sie das Outlook Profil/Konto löschen. Dadurch wird die nicht funktionierende gespeicherte URL gelöscht. Nachdem Sie ein neues Outlook Profil/Konto eingerichtet haben, können Sie den Kalender mit der funktionierenden URL manuell abonnieren.

 

 

 

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