Andere Mail-Clients (POP3, IMAP)

Allgemeines

Zum Zugriff auf das E-Mail-Konto kann neben dem GroupWise Client und Webmail auch jedes Mailprogramm verwendet werden, das die Standard-Protokolle POP3 oder IMAP sowie SMTP unterstützt

POP3 und IMAP dienen zum Abrufen und Lesen bzw. Verwalten der Mails in dem E-Mail-Konto (Posteingang). SMTP dient zum Versenden von Mails (Postausgang). Das heißt, es wird entweder POP3 oder IMAP zum Abrufen und SMTP zum Versenden verwendet. Dabei ist SMTP nicht zwangsläufig an das Campus-Benutzerkonto gebunden.

Wichtig: IMAP und POP3 sind nur über SSL zugreifbar. Dieser verschlüsselte Zugriff ist von intern und extern auch ohne VPN möglich.

POP3

POP3 (Post Office Protocol Version 3) ist ein Protokoll zum Herunterladen von Mails von einem Server. Im Unterschied zu IMAP können mit POP3 keine Ordner verwaltet und angezeigt werden. Ein Mailprogramm, das POP3 verwendet kann deshalb Ordner nur lokal verwalten und speichern. Das heißt, die Ordner werden nicht auf dem Server gespeichert und sind daher nicht von überall aus sichtbar, sondern nur auf dem Rechner auf dem sie gespeichert sind.

Beim Herunterladen von Mails mit POP3 können Mails wahlweise auf dem Server gelöscht oder belassen werden. Letzteres kann sinnvoll sein, wenn Sie die Mails möglicherweise noch von einem anderen Rechner aus herunterladen wollen. I.d.R. sollten Sie aber auf einem Rechner das Mailprogramm so konfigurieren, dass die Mails beim Herunterladen vom Server gelöscht werden; es kann sonst passieren, dass die Mails sich auf dem Server ansammeln, Ihr Speicherbereich überläuft und Sie dann keine Mails mehr versenden können.

IMAP

IMAP (Internet Message Access Protocol) ist ein Protokoll zum Zugriff auf eine Mailbox. Im Unterschied zu POP3 kann IMAP zusätzlich Ordner verwalten und anzeigen, ohne dass diese Ordner lokal auf dem Client gespeichert sein müssen.

Wichtig: IMAP ist zwar ein Standard, erfahrungsgemäß funktioniert die Zusammenarbeit zwischen Mail-Programm und Server jedoch nicht immer in allen Details ohne Probleme. Das HRZ kann in solchen Fällen nur eingeschränkt unterstützen. Wir versuchen zu helfen, wenn es grundsätzliche Probleme beim Verbindungsaufbau gibt. Alles was darüber hinaus geht ist zu sehr vom jeweiligen Mail-Programm abhängig, als dass wir jeder einzelnen Ungereimtheit nachgehen könnten. Grundsätzlich empfehlen wir die Verwendung des GroupWise-Client oder von Webmail.

SMTP

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist ein Protokoll ausschließlich zum Versenden von Mails.

Weitere Informationen zu SMTP (Postausgang) finden Sie unter "Serverdienste" -> "SMTP-Server"

 

Konfiguration von Mail-Clients für IMAP und POP3 (Posteingang)

Die genaue Konfiguration von Mail-Clients für IMAP und POP3 hängt vom jeweiligen Programm ab und kann deshalb nicht allgemein detailiert beschrieben werden. Nachfolgend finden Sie die Konfigurationsparameter, die Sie i.d.R. benötigen - die genauen Namen der Parameter können abweichen.

Hinweis: Beachten Sie folgende Änderung: Neues Zertifikat für IMAP und POP3

Konfigurationsparameter für POP3

  • Server-Typ: POP bzw. POP3
  • Server für eingehende Mails: pop.hs-offenburg.de
  • Server Port: 995
  • Option "SSL Verbindung" einschalten (je nach Programm z.B. unter "Sicherheit" oder "Erweitert")
  • Emailadresse: Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse

    Hochschul-E-Mail-Adresse

    Hochschul-E-Mail-Adresse

  • Benutzer- oder Kontoname sowie Passwort: entsprechend Ihrer Campus-Benutzerkennung

Konfigurationsparameter für IMAP

  • Server-Typ: IMAP
  • Server für eingehende Mails: imap.hs-offenburg.de
  • Server Port: 993
  • Option "SSL Verbindung" einschalten (je nach Programm z.B. unter "Sicherheit" oder "Erweitert")
  • Emailadresse: Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse

    Hochschul-E-Mail-Adresse

    Hochschul-E-Mail-Adresse

  • Benutzer- oder Kontoname sowie Passwort: entsprechend Ihrer Campus-Benutzerkennung

Konfiguration von Mail-Clients für SMTP (Postausgang)

Informationen zur Konfiguration finden Sie unter "Serverdienste" -> "SMTP-Server"

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Wie lange kann man auf Mails im GroupWise-Papierkorb zugreifen?

Wenn in GroupWise Mails (oder andere Elemente wie Termine) gelöscht werden, landen diese zunächst im "Papierkorb". Dort können sie temporär weiterhin eingesehen werden oder über "Zurückholen" wiederhergestellt werden.

Bitte beachten: Die Elemente im Papierkorb werden nach 28 Tagen automatisch endgültig gelöscht! Diese zentrale Einstellung kann anwenderseitig nicht geändert werden.

Bitte beachten: Wenn Sie eine Mail mit der Option "Löschen und tilgen" löschen, landet sie nicht im "Papierkorb" und wird sofort endgültig gelöscht.

Welche Größenbegrenzungen gibt es bei Mails?

Die Größe ein- und ausgehender Mails ist begrenzt. Eine allgemeine Aussage, wie groß Mails maximal sein dürfen ist nicht aus verschiedenen Gründen nicht möglich.

Angegebene Größen stehen meist nicht voll für Anhänge zur Verfügung

Normale, nur aus Text bestehende, Mails sind unproblematisch und können kaum eine Größenbegrenzung erreichen. Problematisch sind Anhänge und eingebettete Bilder. Diese Daten müssen zur Verarbeitung und Versand durch Mailsysteme zwischengespeichert, umgewandelt und codiert werden - dabei kann die Datenmenge auf bis zum Dreifachen zunehmen. Eine Begrenzung von 30 MB bedeutet also i.d.R. dass die zulässige Gesamtgröße der angehängten Daten deutlich weniger als 30 MB beträgt

Begrenzungen durch verschiedene Systeme

Eine Mail durchläuft vom Absender bis zum Empfänger verschiedene Systeme, die alle ihre eigenen Begrenzungen umsetzen können. Auf Begrenzungen ausserhalb der Hochschule haben wir logischerweise keinen Einfluß, normalerweise liegen sie bei öffentlichen Providern niedriger als unsere Werte.

Begrenzungen durch die Systeme der Hochschule Offenburg

  • eingehende Mails vom Internet und ausgehende Mails ins Internet: 30 MB

    • Hinweis: von dieser Begrenzung werden auch per SMTP versandte Mails erfasst;  dies gilt auch dann. wenn sowohl Sender als auch Empfänger "intern" sind.

  • Mails innerhalb des GroupWise-Systems: 90 MB 
  • Mails, die über unsere Mailinglisten verteilt werden:

    • Mails an Semesterlisten: 10 MB
    • Mails an die Liste "hso-studenten": 2 MB

Alternativen

Wichtiger Hinweis: Versenden Sie Medien und Dokumente nur dann per Mail, wenn es nicht anders geht! Mailsysteme sind nicht für diesen Anwendungszweck optimiert - sowohl was die Datenübertragung angeht als auch bzgl. der Speicherung. Jeder per Mail versendete Anhang belastet die GroupWise-Postfächer von Empfänger bzw. Sender. Wenn Mails mit Anhang an Mailinglisten verschickt werden vervielfacht sich dies!

 Statt per Mail können Sie Dateien wie folgt verteilen:

Wie kann ich Serien-E-Mails versenden?

 

Zum Versenden von  Serien-E-Mails wird nicht zwingend GroupWise benötigt.

Für Serien-E-Mails werden 3 Komponenten benötigt:

  1. Ein Programm, das die zu versendende Mail oder das Dokument erstellt, z.B. ein Text-Programm
  2. Eine Datenquelle mit Namen, E-Mail-Adressen und optional weiteren Daten der Empfänger.
  3. Ein Programm, das die Mails versendet, sofern das nicht das unter 1. genannte tut.
  • Das Programm für 1. und 3. kann z.B. LibreOffice Writer sein - in diesem Fall wird GroupWise zum Versenden nicht benötigt.
  • Das Programm für 1. kann Word sein, das für 3. den GroupWise Client verwendet, wenn dieser im System als Standard-Mail-Programm installiert ist.
  • Die Datenquelle kann zum Beispiel aus dem GroupWise-Adressbuch kommen oder als *.csv-Datei vorliegen.

 

Beispielhaft zwei Szenarien:

 

LibreOffice mit GroupWise-Adressbuch als Datenquelle:

  • Im GroupWise Client das Adressbuch-Fenster anzeigen (Menü: Werkzeuge -> Adressbuch)
  • Im Ardessbuch-Fenster:

    • Datei -> "Neues Buch", Name z.B. "Serienbrief 1"
    • aus anderen Adressbüchern des Adressbuch-Fensters Kontakte per "Drag and Drop" in das neu angelegt Adressbuch schieben
    • oder: im neu angelegten Adressbuch über rechte Maustaste -> "Neu" neue Kontakte anlegen
    • Rechte Maustaste auf das neue "Serienbrief 1"-Adressbuch -> "Adressbuch exportieren"
    • als Dateityp "*.csv" auswählen, Dateiname und Speicherort auswählen/angeben.

  • LibreOffice Writer starten

    • Menü: Extras -> Serienbrief-Assistent
    • Bei Ausgangsdokument wählen z.B. "Aktuelles Dokument verwenden" auswählen
    • Bei Dokumenttyp wählen: E-Mail-Nachricht
    • Adressenliste wählen: "Adressenliste auswählen.." -> "Hinzufügen":

      • die oben aus GroupWise exportierte *.csv-Datei auswählen
      • Die Angaben zum Zeilenformat können in diesem Fall übernommen werden (bei anderen Quellen für die *.csv-Datei entsprechend dem Dateiinhalt anpassen)
      • Briefanrede erstellen (optional):

        • Briefanrede entsprechend zusammenklicken
        • die Unterscheidung "Weiblich"/"Männlich" erfordert ein Datenfeld in der *.csv-Datei, die weibliche Empfänger kennzeichnet - dies ggfs bei Spaltentitel/Feldinhalt angeben; anderenfalls bei "Männlich" eine neutrale Anrede erstellen.
        • Die Briefanrede kann auch an dieser Stelle weggelasen werden und mit Hilfe von Datenfeldern direkt in das Dokument eingefügt werden (s.u.).

      • Dem Assistent weiter folgen... bitte die Erläuterungen zu den einzelnen Schritten im Assistenten lesen!
      • Im Abschnitt "Dokument vorbereiten" kann über die Buttons unter "Dokumentvorschau" durch die Datensätze der Datenquelle geklickt werden und das Ergebnis im Hauptfenster von Writer angesehen werden.
      • Speichern, drucken, versenden: -> "Serienbrief als E-Mail versenden"

        • Bei An "E-Mail Address" auswählen (bzw. das Feld mit der E-Mail-Adresse in der csv-Datei)
        • Betreff angeben
        • Bei "Senden als" das gewünschte Format auswählen.

      • -> "Dokumente versenden"

    • Hinweis: beim ersten Versenden müssen noch die Daten für den E-Mail-Server angegeben werden; diese sind auch über "Extras" -> "Optionen" -> "Libre Office Writer" -> "Serien-E-Mail" erreichbar:

      • geben Sie Ihren Namen und Ihre Absender-E-Mail-Adresse an
      • geben Sie für den Postausgangsserver an:

        • Servername: smtp.hs-offenburg.de
        • Port: 587
        • Sichere Verbindung verwenden (SSL)
        • Serverauthentifizierung:

          • Postausgangsserver:

            • Benutzername: Ihr Campus-Benutzername
            • Kennwort: Ihr Campus-Benutzerkennwort
            • Hinweis: diese Daten werden auf dem jeweiligen Rechner gespeichert! Sie sollten diese Angaben nicht auf einem fremden Rechner hinterlassen!

    • Hinweis: Der Serienbrief-Assistent kann jederzeit wieder aufgerufen werden, um die Mails erneut zu versenden.

  • Hinweis: Sie können auch ohne den Assistenten, Datenfelder aus der *.csv-Datei in den Mailtext einfügen:

    • "Einfügen" -> "Feldbefehl" -> "Weitere Felder" -> "Datenbank" -> "Seriendruck-Feld"
    • Hier unter "Datenbankauswahl" den Namen der mit dem Assistenten eingefügten *.csv-Datei suchen und darunter das gewünschte Feld auswählen
    • Das ausgewählte Feld erscheint in der Form wie z.B. <Location> im Text und wird beim Versenden entsprechend mit Daten gefüllt.

 

Microsoft Word

Über die Serienbrief-Funktion von Word können Serien-Mails über das jeweils im System installierte Mai-Programm versendet werden. Das Mail-Programm kann dabei der GroupWise Client oder auch ein anderes Programm sein.

Vorteil bei Verwendung von Word und GroupWise Client: die einzelnen Mails erscheinen in GroupWise als Ausgangsmail.

Kann ich eine schon abgesendete Mail zurückziehen?

Jain - mehr Nein als Ja!

Damit Mails im Internet versendet werden können sind Standards nötig, die alle beteiligten Systeme verstehen. Für das Zurückziehen einer einmal auf den Weg geschickten Mail gibt es keinen Standard - es ist also nicht möglich! (Vergleichbar mit einer Postkarte, die bereits in einen Briefkasten der Post eingeworfen wurde.)

Einzige Ausnahme sind Mails, die das lokale Mailsystem - in unserem Fall GroupWise - noch nicht verlassen haben. Innerhalb von GroupWise können Mails zurückgezogen werden, wenn:

1. die Mail auf dem Weg zum Empfänger das GroupWise-System nicht verlässt, und
2. der Empfänger die Mail noch nicht gelesen hat.

Dabei ist zu beachten, dass eine Mail das GroupWise-System sehr schnell verlässt. Eine Mail verlässt das GroupWise-System nicht nur wenn an einen externen Adressaten gesendet wird, sondern auch wenn:

* der lokale Empfänger eine Weiterleitung eingerichtet hat
* der lokale Empfänger seine Mails per POP3 oder IMAP abruft
* der lokale Empfänger seine Mails per Smartphone (Datasync) abruft
* die Mail an eine Mailingliste gesendet wird

Da der Absender die meisten dieser Faktoren nicht beeinflussen kann, sollte man grundsätzlich davon ausgehen, dass Mails nicht zurückholbar sind.
 

Warum erhalte ich immer wieder/mehr unerwünschte (Spam-)Mails?

Spam ist ein weltweites Problem: zeitweise beträgt der Anteil an Spam-Mails am gesamten Mailverkehr über 90% bzw. ca. 100 Milliarden Spam-Mails pro Tag. Gemessen an diesen Zahlen ist der Anteil am Spam, der tatsächlich in den Postfächern der Benutzer ankommt, relativ gering.

Es gibt einen ständigen Wettlauf zwischen Spamversendern und Spambekämpfern, was u.a. dazu führt, dass immer mal wieder in Wellen gehäuft Spam-Mails bei Anwendern eintreffen.

Für die Hochschulen in Baden-Württemberg gibt es einen zentralen Spam-Filter bei BelWü - wir als Rechenzentrum können in den meisten Fällen keine sinnvollen zusätzlichen Maßnahmen zur Spamabwehr treffen. Im Fall akuter Spamwellen suchen wir im konkreten Fall nach technischen Möglichkeiten, die Mailflut zu minimieren - wobei diese Maßnahmen meist zeitlich nur sehr begrenzt wirken.

Da Spam-Mails oft auch Schadsoftware (Viren, Trojaner) enthält, ist der einzige richtige Umgang damit: Löschen! 

Zwei Grundregeln im Umgang mit allen Mails sind bei Spam besonders wichtig:

  1. Öffnen Sie niemals einen Anhang und klicken Sie niemals einen Link an, dessen Zusendung Sie nicht erwarten bzw. der Ihnen nicht im Kontext Ihrer Arbeit plausibel ist!
  2. Der Absender ist in der Regel gefälscht! Verlassen Sie sich niemals auf die Absenderangabe einer Mail!

Ein hoher Anteil des Schadens, der durch Spam entsteht, besteht darin, dass sich Menschen damit beschäftigen und Zeit damit verbringen: Weiterleiten, kommentieren, Beantwortung solcher Kommentare - all das kostet unnötigerweise deutlich mehr Zeit als das simple Löschen der Mails.

Bitte leiten Sie Spam nicht weiter! Auch nicht ans Rechenzentrum oder an unser Ticketsystem!

 

 

 

 

Warum erhalte ich bei der Anmeldung unter Webmail die Fehlermeldung "[D103] Post-Office nicht gefunden"

Wenn Sie bei der Anmeldung unter Webmail statt ihrem Campus-Benutzername ihre Hochschul E-Mail-Adresse angeben, erhalten Sie die Fehlermeldung "[D103] Post-Office nicht gefunden "

Verwenden Sie bei der Anmeldung unter Webmail ihren Campus-Benutzernamen und ihr Campus-Benutzerpasswort.

Wie können Daten wie E-Mail Adressen in das GroupWise Adressbuch importiert werden

E-Mail-Adressen und weitere Daten können ins GroupWise Adressbuch importiert werden, wenn diese in den Dateiformaten  (*.nab, *.vcf, *.csv) vorliegen.

Wenn die Daten, z.B. E-Mail- Adressen in einer Excel-Datei vorliegen, speichern Sie diese zunächst als *.csv Datei, indem Sie folgenden Dateityp "CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)" wählen.

Importieren von Daten ins GroupWise Adressbuch

Mit Hilfe des GroupWise Client für Windows

- Werkzeuge > Adressbuch > Datei > Importieren wählen

- Importdatei auswählen und öffnen klicken

- Adressbuch auswählen oder neues Adressbuch erstellen

Für jede Zeile in der csv-Datei kann jetzt für die jeweiligen Spalten der csv Daten eine entsprechende GroupWise Spalte gewählt werden.

Warum funktionieren manche Semester-Mailinglisten nicht?

Der Eindruck, dass Semester-Mailinglisten nicht funktionieren kann bei Benutzung der im GroupWise-Adressbuch aufgeführten Adressen entstehen. Dabei ist folgendes zu beachten:

Im GroupWise-Adressbuch werden für die Studiengänge Adressen für alle Semester angezeigt, also z.B. bei den 7-semestrigen Studiengänge 1 bis 7. Das heißt, es gibt dort auch Einträge für Semesterlisten, die:

  • zwar existieren, aber derzeit leer sind
  • nicht existieren, weil der Studiengang neu ist und es beispielsweise noch nie ein 7. Semester gab.

In letzerem Fall erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass die E-Mail-Adresse unbekannt sei. Im ersten Fall erhalten Sie keine Fehlermeldung, die Mail geht schlicht an niemanden.

Die Tatsache, dass eine Semesterliste im GroupWise-Adressbuch auftaucht bedeutet also nicht, dass es dieses Semester im Moment auch gibt!

Wie kann ich per IMAP oder POP3 Mails versenden?

Gar nicht! POP3 und IMAP sind Protokolle zum Abrufen von Mails von einem Server. Zum Versenden von Mails wird SMTP verwendet. SMTP wird i.d.R. zusätzlich zu POP3 oder IMAP verwendet.

Wie bekomme ich ein E-Mail-Konto?

Hochschulangehörige bekommen ein E-Mail-Konto und eine E-Mail-Adresse automatisch mit ihrem Campus-Benutzerkonto.

Welchen Benutzernamen und welches Passwort benötige ich zum Zugriff auf mein E-Mail-Konto?

Auf das E-Mail-Konto greifen Sie mit der Ihrer Campus-Benutzerkennung zu, also mit Benutzernamen und Passwort Ihres Campus-Benutzerkontos.

Wie lautet meine E-Mail-Adresse?

Frage: Wie lautet meine E-Mail-Adresse?

Studierende: Campus-Benutzername@stud.hs-offenburg.de 

Mitarbeiter:   Vorname.Nachname@hs-offenburg.de

HInweis: Existiert der Name der E-Mail-Adresse bereits, z.B. bei Namensgleichheit, wird für die neu zu erstellende E-Mail-Adresse eine aufsteigende Zahl an den Nachnamen angehängt: vorname.nachname1@hs-offenburg.de. Dieser Vorschlag wird zunächst mit der betroffenen Person abgestimmt, wobei auch eine Alternative gefunden werden kann.

Ich habe bereits eine E-Mail-Adresse - wozu brauche ich die Adresse der Hochschule?

Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse wird von den Einrichtungen der Hochschule zur offiziellen Kommunikation verwendet - Sie müssen daher die Mails an diese Adresse lesen. Viele Hochschuleinrichtungen antworten aus Datenschutzgründen nicht oder nur eingeschränkt an hochschulfremde E-Mail-Adressen.

Gibt es feste Regeln zur Bildung von E-Mail-Adressen?

Jain! Wie oben beschrieben gibt es Regeln. Diese sind aber bei Nicht-Studierenden aus mehreren Gründen nicht verlässlich:

  • Die Konvention mit Vorname.Nachname wurde vor einigen Jahren an der Hochschule eingeführt. Es gibt aber noch viele Adressen aus früheren Zeiten, als es diese Regel noch nicht gab.
  • Die Regel Vorname.Nachname ist nicht eindeutig - bei Mehrdeutigkeiten muss von der Regel abgewichen werden.
  • Bei Mehrfach-Vornamen wird teilweise nur ein Teil des Namens in der E-Mail-Adresse verwendet.

Wichtig: Verbindlich sind die Adressen im zentralen Adressbuch der Hochschule. Wählen Sie E-Mail-Adressen immer über das Adressbuch aus, satt sie nach der Vorname.Nachname-Regel einzutippen.

Wo kann ich E-Mail-Adressen nachschlagen?

Das RZ betreibt ein zentrales Adressbuch mit den E-Mail-Adressen, Telefon-, Fax-, und Raumnummern aller Hochschulangehörigen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, auf dieses Adressbuch zuzugreifen:

  • Im GroupWise Client ist das Adressbuch direkt eingebunden:

    • Über den Button "Adressbuch" gelangen Sie ins Adressbuch-Fenster; dort taucht das zentrale Adressbuch aller Hochschulangehörigen als "Novell GroupWise Adressbuch" auf.
    • Wenn bei einer neuen Mail in den den Feldern "An:", "CC:" oder "BC:" einen Namen tippen sucht GroupWise automatisch im zentralen Adressbuch und zeigt Ihnen die Namen der entsprechenden Personen an.

  • Das Adressbuch ist auch in Webmail eingebunden.
  • Über PWM können Sie das zentrale Adressbuch über eine Web-Anwendung im Browser abfragen. Melden Sie sich mit Ihrer Campus-Benutzerkennung an und klicken Sie auf den Button "Personensuche".
  • Über LDAP kann das zentrale Adressbuch in andere E-Mail-Programme  eingebunden werden, siehe "E-Mail und mehr" -> Adressbuch -> Anleitungen -> "Adressbuch-Zugriff über LDAP (mit Beispiel für Thunderbird)"

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