Automatische Antworten

Das Beantworten von Nachrichten bei Abwesenheit ist eine von vielen Aktionen, die unter GroupWise automatisiert werden können.

Die Aktion automatische Antwort kann komfortabel, mit einem großem Funktionsumfang, im GroupWise Client von Windows über die Urlaubsregel... eingerichtet werden.

Sie können die Funktion auch weniger komfortabel in Webmail über Regeln einrichten. Beachten Sie hier Wichtige Hinweise in der Anleitung. Die wichtigsten Einstellungen können Sie im Tab -> "Anleitung"  genau nachlesen.

Wichtig: Damit eine Regel funktioniert, muss sie nur aktiv sein, d.h. das
Häkchen am Anfang der Zeile muss gesetzt sein. Sie darf NICHT
ausgeführt werden! Wenn die Regel aktiv ist, bedeutet dies, dass
sie auf alle zukünftig ankommenden Mails angewandt wird. "Ausführen"
hingegen bedeutet, dass sie JETZT SOFORT auf ALLE Mails in Ihrer Mailbox
angewandt wird, also ALLE, die sie in der Vergangenheit bekommen und
nicht gelöscht haben!

Regeln, die eine Antwort auslösen, speichern, wem eine Antwort gesendet wurde und stellen sicher, dass eine automatisierte Antwort nur ein Mal an diesen Absender gesendet wird.

Wer benötigt diese Funktion?

Alle Hochschulangehörigen, die eine automatisierte Antwort über GroupWise einrichten möchten. Z. B. während einer tempöraren Abwesenheit (Urlaub, Dienstreise...)

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Erstellen einer Urlaubsregel oder automatischen Antwort

Wir empfehlen die automatische Antwort über die Urlaubsregel im GroupWise Client für Windows einzurichten. Die vorgefertigten Funktionen in der Urlaubsregel können mühelos eingestellt werden. Die Einrichtung in Webmail ist möglich, jedoch wenig komfortabel. Beachten Sie dabei wichtige Hinweise.

Die Aktion automatische Antwort kann komfortabel, mit einem großem Funktionsumfang, im GroupWise Client von Windows über die Urlaubsregel... eingerichtet werden. Sie können die Funktion auch weniger komfortabel in Webmail über Regeln einrichten.

 


Einstellungen in GroupWise Client für Windows (Version 8 - Version 2014)

Wenn Sie eine Urlaubsregel erstellen und aktivieren, blockt GroupWise Ihren Kalender für den angegebenen Datumsbereich mit ganztägigen Ereignissen und zeigt für Sie den Status "Abwesend" an.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge -> Urlaubsregel.

  2. Wählen Sie Urlaubsregel aktivieren aus.

    Damit Ihre Urlaubsregel auch wirklich aktiv ist, müssen Sie diese Option auswählen und einen Datumsbereich angeben. Da die Urlaubsregel nur im angegebenen Datumsbereich aktiv ist, bleibt die Urlaubsregel nicht immer aktiv, wenn Sie diese Option immer aktiviert lassen. Ihre Urlaubsregel läuft nach dem letzten Datum im angegebenen Datumsbereich aus.

    Wichtig:  Wenn Sie diese Option deaktivieren, bevor die Regel abgelaufen ist, werden die ganztägigen Ereignisse aus Ihrem Kalender gelöscht.

  3. Geben Sie für die automatische Antwort einen Betreff ein.

    Betreffangaben werden in der Antwort nach dem Betreff der ursprünglichen Nachricht in Klammern angezeigt. Wenn der Betreff beispielsweise "Abwesenheitsmeldung" lautet und die Nachricht "Budgetüberwachung" an Sie gesendet wird, gibt die Funktion der automatischen Antwort den Betreff "Re: Budgetüberwachung (Abwesenheitsmeldung)" zurück.

  4. Geben Sie die Nachricht ein, die in der automatischen Antwort erscheinen soll.

  5. Wählen Sie aus, ob auf E-Mails von außerhalb Ihres internen Netzwerks geantwortet werden soll.

  6. Geben Sie das jeweilige Datum an, zu dem die Regel in Kraft treten und zu dem sie beendet werden soll.

  7. Klicken Sie auf "Speichern".

Wichtig:  Regeln, die eine Antwort auslösen (beispielsweise diese Urlaubsregel), speichern, welchem Empfänger eine Antwort gesendet wurde und stellen sicher, dass eine Antwort nur ein Mal an diesen Benutzer gesendet wird.

Wenn Sie in der Zukunft die Regel nochmal verwenden möchten, reicht es nicht aus die Bedingungen und den Text anzupassen. Sie sollten die Regel zuerst deaktivieren und danach wieder aktivieren.

Um eine Funktionierende Urlaubsregel zu erhalten, müssen Sie die Reihenfolge der Regeln beachten. Die Regeln werden der Reihe nach von oben nach unten abgearbeitet. Eine Regel mit Spam-Filter muss VOR der Urlaubsregel angelegt werden.

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Einstellungen im GroupWise Client Version 7

So erstellen Sie im GroupWise Client für Windows eine Regel mit einer automatischen Antwort

1. Wählen Sie im Hauptmenü des GroupWise Client "Werkzeuge" -> "Regeln" -> "Neu".

2. Geben Sie in das Feld "Regelname" einen Namen für die Regel ein z. B. Urlaub.

3. Wählen Sie aus der Popup- Liste unter "Bei Ereignis" > Neue Nachricht und aktivieren Sie "Und Nachrichten" Empfangen

4. Aktivieren Sie eine oder mehrere "Nachrichtenkategorien", auf die sich die Regel auswirken soll - „Mail“, „Termin“, „Job“ und Notiz“.

5. Unter "Bei Bedingungen (Optional)" können Sie Bedingungen definieren. Klicken Sie dazu auf "Bedingungen definieren..":

Definieren Sie folgende Bedingung:

- An "enthält" <Ihr Name> Und

- Von "enthält nicht" <Ihr Name> Neue Gruppe

Und

- Betreff "enthält nicht" Antw: Neue Gruppe

Und

- Zugestellt ">= an oder nach Datum“ Datum, ab wann die Regel gelten soll (in dem Beispiel - 01.08.2012) UND

- Zugestellt "<= an oder vor Datum“ Datum bis wann die Regel gilt, der letzte Tag des Urlaubes (in dem Beispiel – 20.08.2012) ENDE

6. Klicken Sie auf "OK".

7. Unter Ausgeführte Aktionen > "Aktion hinzufügen" klicken und aus der Drop Down- Liste “Antwort“ wählen.

8. Aktivieren Sie "Inklusive Mitteilung des Senders" und bestätigen Sie die "Antwort an Sender" mit OK.

9. Geben Sie im Feld "Betreff" den gewünschten Betreff ein, z.B. Abwesenheitsnotiz und editieren Sie im Fenster „Mitteilung“ den gewünschten Text.

In diesem Beispiel:

Von 01.08.2012 bis 20.08.2012 bin ich nicht erreichbar.
Bei dringenden Fragen können Sie sich an die Frau Mustermann wenden.

10. Kicken Sie auf "OK".

11. Klicken Sie auf "Speichern".

12. Jetzt sollte die neue Regel in dem Fenster sichtbar sein. Wichtig ist das sie aktiviert ist (das Häkchen neben dem Regelname sollte gesetzt sein).

13. Klicken Sie auf "Schließen".

Wichtig:  Regeln, die eine Antwort auslösen (beispielsweise diese Urlaubsregel), speichern, welchem Empfänger eine Antwort gesendet wurde und stellen sicher, dass eine Antwort nur ein Mal an diesen Benutzer gesendet wird.

Wenn Sie in der Zukunft die Regel nochmal verwenden möchten, reicht es nicht aus die Bedingungen und den Text anzupassen. Sie sollten die Regel zuerst deaktivieren und danach wieder aktivieren.

Um eine Funktionierende Urlaubsregel zu erhalten, müssen Sie die Reihenfolge der Regeln beachten. Die Regeln werden der Reihe nach von oben nach unten abgearbeitet. Eine Regel mit Spam-Filter muss VOR der Urlaubsregel angelegt werden.

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Einstellungen in Webmail

Nach der Anmeldung im Webmail klicken Sie in der Navigationsleiste rechts oben auf Optionen (das Zahnrad-Symbol) und wählen dann Optionen.

  1. Klicken Sie auf Regeln.

  2. Wählen Sie Urlaub aus dem Dropdown-Menü des Feldes Typ aus und klicken Sie dann auf Erstellen.

  3. Geben Sie im Feld Regelname einen Namen, beispielsweise "Urlaubsregel", ein.

  4. Geben Sie einen Betreff ein. Beispiel:

    Abwesenheitsnachricht

  5. Geben Sie eine Nachricht ein. Beispiel:

    Vom 3. bis 10. September bin ich nicht im Büro. Wenn Sie während dieser Zeit Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte unter der Durchwahl 1234 an Martha Robbins.

  6. Klicken Sie auf Speichern. Stellen Sie sicher, dass neben der Regel ein Häkchen ist, das anzeigt, dass diese aktiviert ist, und klicken Sie anschließend auf Schließen.

    Damit eine Regel funktioniert, muss sie nur aktiv sein, d. h. das
    Häkchen am Anfang der Zeile muss gesetzt sein. Sie darf NICHT
    ausgeführt werden! Wenn die Regel aktiv ist, bedeutet dies, dass
    sie auf alle zukünftig ankommenden Mails angewandt wird. "Ausführen"
    hingegen bedeutet, dass sie JETZT SOFORT auf ALLE Mails in Ihrer Mailbox angewandt wird, also ALLE, die sie in der Vergangenheit bekommen und nicht gelöscht haben!

    Damit eine Regel funktioniert, muss sie nur aktiv sein, d.h. das
    Häkchen am Anfang der Zeile muss gesetzt sein. Sie darf NICHT
    ausgeführt werden! Wenn die Regel aktiv ist, bedeutet dies, dass
    sie auf alle zukünftig ankommenden Mails angewandt wird. "Ausführen"
    hingegen bedeutet, dass sie JETZT SOFORT auf ALLE Mails in Ihrer Mailbox
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    Damit eine Regel funktioniert, muss sie nur aktiv sein, d.h. das
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    ausgeführt werden! Wenn die Regel aktiv ist, bedeutet dies, dass
    sie auf alle zukünftig ankommenden Mails angewandt wird. "Ausführen"
    hingegen bedeutet, dass sie JETZT SOFORT auf ALLE Mails in Ihrer Mailbox
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    WICHTIG: Auf keinen Fall auf Ausführen klicken! Wenn Sie die Regel so manuell ausführen, werden ALLe von Ihnen gespeicherten E-Mails, Termine und Notize, mit der von Ihnen definierten Nachricht, automatisch beantwortet. Um nach der Regelerstellung künftige E-Mails automatisch zu beantworten reicht es aus, das die Regel aktiv ist.

    Bitte beachten:  aktive Regeln, die eine Antwort auslösen (beispielsweise diese Urlaubsregel), speichern welchem Empfänger eine Antwort gesendet wurde und stellen sicher, dass eine Antwort nur ein Mal an diesen Benutzer gesendet wird.

    Wenn Sie in der Zukunft die Regel nochmal verwenden möchten, reicht es nicht aus die Bedingungen und den Text anzupassen. Sie sollten die Regel zuerst deaktivieren und danach wieder aktivieren.

    Um eine Funktionierende Urlaubsregel zu erhalten, müssen Sie die Reihenfolge der Regeln beachten. Die Regeln werden der Reihe nach von oben nach unten abgearbeitet. Eine Regel mit Spam-Filter muss VOR der Urlaubsregel angelegt werden.

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